Outlook es un servicio de correo electrónico para Microsoft que tiene disponible una versión de escritorio y otra la nube, por medio de la solución de arrendamiento Office 365. Como la gran mayorÃa de organizaciones, está migrando hacia la nube y basan sus operaciones en los canales digitales, en este bit tomaremos como referencia la versión de Outlook para Office 365, que por cierto se actualiza constantemente, es popular en usuarios de Windows y Mac OS y permite un acceso desde cualquier dispositivo. No tienes que ser un experto en informática para que puedas aprovechar esta herramienta. Solo debes leer atentamente cada una de las opciones que aparecen en la interfaz para utilizarlo apropiadamente. Para comenzar a usar Outlook en un equipo con sistema operativo Windows, dirÃgete al botón de "inicio" y busca la aplicación Outlook. Cuando inicias Outlook, lo primero que debes hacer es ingresar un nombre de perfil para que personalizas el entorno. Te recomiendo usar un nombre corto y que te identifique como trabajador. Haces clic en "aceptar". Luego debes ingresar el correo electrónico al cual está asignada la licencia y oprimes el botón "conectar". Al iniciar Outlook vas a ver una ventana con diversas casillas y botones. Posiblemente te sientas aturdido, pero te darás cuenta de que todo es muy sencillo. Veamos cada uno de los componentes de esta interfaz. Barra de menú. Esta barra, que se encuentra en la parte superior de la pantalla, agrupa las funciones más grandes de la aplicación. Como puedes ver, cada botón despliega más opciones. Barra de herramientas. Contiene los accesos a las herramientas que más se utilizan en la aplicación. Por ejemplo, si vas a inicio podrás ver algunas herramientas habituales como: "nuevo correo electrónico", "eliminar", "responder", entre otras. Barra de estado. La encuentras en la parte inferior de la aplicación y te muestra información acerca de la cantidad de correos electrónicos que tienes en cada carpeta, asà como el estado de los mensajes, es decir, si los has leÃdo o no. Panel de carpetas. Lo encuentras a la izquierda y agrupa todas las carpetas de tu cuenta como la bandeja de entrada, elementos enviados, elementos eliminados, entre otras. Barra de navegación. Esta barra se encuentra debajo del panel de carpetas y te permite alternar tu vista de forma rápida entre las diferentes funciones de Outlook como el correo, calendario, contactos y tareas. Es de gran utilidad, porque sólo con un clic accedes a otro tipo de información. Panel de lectura. Cuando seleccionas un correo podrás leerlo rápidamente en el panel de lectura sin necesidad de abrir el mensaje, adicionalmente, podrás ampliar el "zoom" al panel de lectura mediante la barra que se encuentra en la parte inferior derecha. Como puedes ver, la aplicación tiene varios componentes, es necesario que los reconozcas para que puedas utilizar las funciones apropiadas en cada caso. Ahora veamos la función principal de Outlook. Enviar correos electrónicos. DirÃgete al menú "inicio" y haz clic en "nuevo mensaje de correo electrónico". Allà te aparece una ventana en blanco que debes diligenciar. En la casilla "para", digita la dirección de correo electrónico a la que vas a enviar el mensaje. Ten presente que las direcciones de correo siempre llevan un arroba y no tienen espacios. Un mensaje que se puede dirigir a varias personas, asà que agrega todas las direcciones de correo que sean necesarias. Cada dirección se separa agregando un punto y coma o simplemente dejando un espacio con la barra espaciadora. Cuando quieras enviar una copia de ese correo a un tercero, anota la dirección en el campo "CC", que quiere decir "con copia". Asimismo, algunas veces tendrás que ocultar algunas direcciones para que nadie se entere a quién se le envió el correo, para ello agrega las direcciones en el campo "CCO", que significa "con copia oculta". Luego en "asunto" tienes que escribir el tÃtulo del mensaje. Si, por ejemplo, vas a enviar una cotización a una empresa, el texto del asunto podrÃa ser "cotización de muebles corporativos". Después, en el cuerpo del mensaje que está en blanco, escribe la información. Nota que en la parte superior hay una barra de opciones muy similar a la que tienes en una hoja de Word. Puedes utilizarla para construir mensajes atractivos con letras en negritas, cursivas, subrayados, etcétera. Si tienes que agregar un archivo al correo, haz clic en "adjuntar archivo". Una vez tu mensaje está listo, haz clic en "enviar". Ten presente que en ciertos casos, debido a diferentes circunstancias, algunos correos escritos no se podrán enviar, pero no te preocupes, no se han perdido. Los puedes encontrar en la carpeta borradores. Bien, ya sabes, enviar correos. Ahora, ¿cómo haces para responder los mensajes que recibes? Es simple. Puedes responder a un correo de dos maneras. Primera, selecciona el correo y haz clic en el botón "responder". Posteriormente, escribe el mensaje que deseas y lo envÃas tal y como lo hicimos en el paso anterior. Segunda, haz clic derecho en el correo y luego oprime la opción "responder". Como pudiste ver, la interfaz de Outlook tiene varios componentes con etiquetas claras e iconos intuitivos. Te invito a que continúes en plataforma para seguir aprendiendo más sobre esta herramienta ofimática.
