[MÚSICA] [MÚSICA] Los objetivos del módulo 1 son, identificar características para que un proyecto finalice exitosamente, y aplicar el índice de probabilidad de éxito para determinar el estado de un proyecto. Dentro de los temas del módulo, vamos a mirar proyectos exitosos o proyectos con problemas. Miramos síntomas de problemas en un proyecto y el índice de probabilidad de éxito aplicado you a un caso específico. ¿Cuándo fue la última vez que usted trabajó en un proyecto que fue planeado y se ejecutó perfectamente y donde usted cumplió las expectativas en términos de presupuesto de plazo de entrega y de la calidad del producto? En otras palabras, no se presentó ningún problema. Fíjese que se cree, de acuerdo con las estadísticas, que la mayoría de los proyectos que se ejecutan en las organizaciones, fracasan. Pero la definición de fracaso debería ser diferente para cada organización. Y adicionalmente recordemos la frase de Albert Einstein, que decía, el que no haya cometido un error, es que nunca se ha atrevido a hacer nada nuevo. Por lo tanto tenemos que mirar que se pueden cometer algunos errores, pero no podemos cometer nunca el mismo error. Sigamos entonces con la dura realidad. Si usted ha tenido suerte, puede que realmente podamos pensar en uno o dos proyectos que pudieran ser candidatos a hacer exitosos. Además, es fácil olvidarse que muchos proyectos que nosotros hacemos, ejecutamos, realmente son exitosos. Probablemente no hay un proyecto absolutamente perfecto, pero hay muchos proyectos que se terminan con una cantidad mínima de problemas y de estrés. En el caso de proyectos fracasados, la literatura habla de que la mayoría de los proyectos fracasan. ¿Qué significa esto? Algunos informes dicen que la mitad o más de todos los proyectos fracasan, quizás hasta el 80%. Pero realmente dices tú, ¿que el 80% de tus proyectos han fracasado? ¿Ni siquiera pensando en el 50% han fracasado? ¿Quién sabe? No creería yo que esto pase. Pero fíjate que en el caso de los proyectos no estás solo, cualquier proyecto puede fracasar, ningún proyecto fracasa por completo de la noche a la mañana, algo tiene que haber como circunstancias que nos van afectar. Siempre hay una ventana de oportunidad limitada para la gestión de los proyectos, y por eso tenemos que hacer una muy buena planeación y una muy buena estimación de lo que vamos hacer. Las primeras reacciones normalmente son siempre de negación de que existe un problema, y adicionalmente existe la tendencia a recurrir a unas acciones precipitadas, que realmente lo que hacen es agravar más lo que pasa con el proyecto. Tenemos que pensar en la causa raíz, ¿de acuerdo? Porque nunca es un hallazgo que se logre fácilmente e incluso cuando nosotros no podemos hacer you nada, tenemos que pensar en una cancelación, y esa cancelación también requiere cierto nivel de planeación. ¿Qué es la definición de proyecto exitoso? Con base en la gráfica que vemos nosotros acá, tenemos que se completa dentro del cronograma, se completa dentro del presupuesto, se completa con una calidad aceptable y adicionalmente, va a tener la satisfacción del cliente. Pero hay ciertos elementos como se ven en la gráfica, el cliente, el alcance mismo, la alta gerencia, el equipo del proyecto, el gerente, que tiene que ver con la organización y con el éxito del proyecto. Entonces, cuando hay una gran cantidad de problemas que no se corrigen rápidamente, se puede tornar esto en una bola de nieve, y esa bola de nieve lo que hace es llevar a más problemas que pueden llegar al fracaso del proyecto. Como se ve acá, hay algunos elementos, no los vamos a nombrar, pero en la gráfica se pueden ver entonces los elementos que tienen que ver con insatisfacción, o con cronogramas que se atrasan, etcétera. Y tenemos que entonces que revisar cómo van hacer estos elementos, ¿por qué?, porque son unos síntomas de problemas en el proyecto. Ahora, ¿cómo definimos que un proyeco está en problemas? Siempre hay un patrón continúo y sostenido de las fallas con respecto al cumplimiento de las expectativas del cliente. Y un proyecto tiene problemas cuando las variaciones están más allá de las tolerancias aceptables, y por debajo de los valores extremos que nosotros hemos definido. ¿Cómo hacemos el manejo de los proyectos con problemas? Muchas organizaciones desperdician una gran cantidad de dinero al permitir que proyectos con problemas continúen ejecutándose mucho después de que hubo síntomas de problemas en el proyecto. Se deben hacer entonces dos preguntas claves que tienen que llegar a lo largo de la vida del proyecto. ¿Estamos haciendo el proyecto correcto? ¿Estamos haciendo correctamente el proyecto? Estas dos preguntas vienen entonces de la parte estratégica de la organización a través de los portafolios o a través de lo que hablamos nosotros de programas y proyectos. ¿Cómo evaluamos entonces un proyecto que está en problemas? Lo primero que tenemos que hacer es establecer y tomar una serie de decisiones oportunas con respecto a la cancelación del proyecto, si es que tenemos que llegar hasta allá. Hay tres pasos en este proceso como los vamos a ver acá y en la siguiente gráfica, son el análisis, la decisión y la acción. En el análisis vamos a tener que hacernos unas preguntas clave y adicionalmente unos signos vitales de los proyectos, eso lo vamos a ver más adelante donde hablamos entonces de la salud del proyecto. En el caso de las decisiones, tenemos que mirar qué vamos a tomar como decisión, y específicamente, nuestro patrocinador o la alta gerencia de la organización es la que define entonces con respecto a qué va a pasar con este proyecto en problemas. Y en la acción, podemos entonces continuar el proyecto sin un problema, digamos, o simplemente como estaba planeado. Podemos entonces también mirar qué pasa con el proyecto y hacer un plan de recuperación, o si es muy grave, you tenemos que cancelar directamente el proyecto. ¿Cómo podemos entonces determinar si un proyecto puede llegar a fracasar? Miremos algunas cosas o unos signos vitales acá. El equipo de proyecto solo reporta buenas noticias, eso no puede ser real, y normalmente en un proyecto, que siempre tiene riesgos que se pueden presentar, you sean como amenazas o como oportunidades. La fecha de implementación se acerca, pero el gerente del proyecto nunca ha visto ni siquiera una demo de la aplicación o un prototipo final del producto que va a entregar, o la mayoría de los memorandos del equipo de proyectos son de quejas de acerca de falta de habilidades de otros miembros de los equipos del proyecto. Los miembros del equipo de proyecto también se protegen unos a otros ante cualquier pregunta que se les haga con respecto a cómo va el proyecto. Los miembros del equipo de proyecto están renunciando, esto es un gran síntoma de que tenemos problemas en el proyecto, o los miembros del equipo están frustrados, ¿de acuerdo? O por el contrario, ni siquiera se sienten impresionados para terminar el proyecto. Una razón clásica, el proyecto está atrasado en el cronograma y por encima del presupuesto, o los usuarios nunca se manifiestan acerca de el resultado del proyecto y no les interesa el resultado del proyecto. Y por último tenemos entonces que no tenemos un foco de equipo en el proyecto, y por lo tanto, es complicado terminar el proyecto con éxito. [MÚSICA] [MÚSICA] [MÚSICA] [MÚSICA] [MÚSICA] [MÚSICA]
