Los objetivos de este módulo son: analizar la estrategia de recuperación de un proyecto para decidir si se recupera o cancela, aplicar una estrategia de recuperación de proyectos en un caso de estudio y entender cuáles son los elementos mínimos necesarios para poder ejecutar entonces, el plan de recuperación. Los temas del módulo van a ser: saber cuándo estamos listos para iniciar la recuperación, planear la recuperación y luego definir el proceso de recuperación. En nuestro marco de referencia, estamos aquí en la parte de la planeación de la recuperación. ¿Cuál va a ser nuestro principio rector en este caso del marco de referencia? La atención debe centrarse en el problema correcto. La prioridad es la recuperación del control del proyecto. Por lo tanto, hay que hacerlo con rapidez, con precisión, teniendo el poder, un equilibrio y un foco específico sobre la recuperación del proyecto. Antes de comenzar la recuperación tenemos que tener en cuenta varias cosas. Lo primero es evaluar la situación. ¿Qué tan importante es la fecha límite del proyecto? ¿Qué tan dispuestos están los clientes o los interesados principales en cambiar el alcance del proyecto? Tenemos que determinar las necesidades de ganar de cada uno de los interesados involucrados en el proyecto. Tenemos que preparar para arreglar el proyecto. Tenemos que aceptar que el proyecto va mal. Tenemos que aceptar que el proyecto no se puede arreglar haciendo las mismas cosas que estábamos haciendo antes y que en un momento dado las estábamos haciendo mal. Y tenemos que preparar a todos los interesados para que el cambio sea significativo y ese ganar de los interesados realmente se pueda cumplir. Tenemos que preguntar al equipo de proyecto qué necesita arreglar. Ellos son los involucrados más importantes desde el punto de vista de qué se necesita. Hay que ser realista. Cuando comience la recuperación, hay que admitir que no se puede, en un momento dado, cumplir con una fecha específica y tenemos que ser realistas en aceptarla. Tenemos que identificar con precisión ¿cuál es la situación actual? ¿Qué es realmente lo que se ha hecho en el proyecto y qué realmente sirve? ¿Cuáles son las principales amenazas, oportunidades y problemas que vamos a encontrar? Mirar el personal y las habilidades, ¿qué se tiene? ¿Qué se necesita? Y si hay alguna obligación contractual, alguna multa o alguna obligación que me afecte, entonces el resultado de la recuperación del proyecto. Tenemos que enfocar la gestión del flujo de trabajo a través de microgestión y esto es importante y lo vamos a ver más adelante cuando veamos las herramientas con el caso de los semáforos. Tenemos que utilizar hitos cortos. Tenemos que priorizar todo el trabajo que se va a hacer. Tenemos que hacer una ejecución y un control específico sobre la forma como vamos a manejar los diferentes hitos del proyecto y tenemos que implementar un sistema de información que me permita hacer este elemento de seguimiento mucho más fácil para el proyecto. También tenemos que, en un momento dado recalibrar, después de un cierto período corto de tiempo, de cómo están haciendo las cosas y qué cosas están funcionando y qué no. Al mismo tiempo tenemos que iniciar el proceso de hacer nuevas líneas base. ¿Para qué? ¿Por qué? Tenemos que identificar cuál es el trabajo que se debe completar, cuál no que realmente de los elementos que en el control nos establece el sistema de control del proyecto para determinar qué es lo que realmente vamos a lograr. Tenemos que mantener también el progreso del proyecto mientras los planes de recuperación se están ejecutando. Y, ¿cómo lo vamos a hacer? Lo vamos a hacer a través de unos recursos adicionales que vamos a solicitar al patrocinador o a la alta gerencia y vamos a mirar cuando van a ser estos elementos del flujo de trabajo que los vamos a necesitar. Tenemos también la presión de los interesados para comprometerse con el nuevo cronograma. Es importante que nosotros los alineemos para que este cronograma realmente se pueda cumplir. Si se necesita un tiempo adicional para determinar algún elemento del rescate, tenemos que adicionarlo dentro del cronograma. Y por el otro lado, tenemos que mirar que las variaciones que se vayan a presentar, pueden crear problemas adicionales, pero tenemos que mirar cómo vamos a hacer para hacer un pronóstico mucho más preciso con los nuevos datos que nosotros podemos tener. Tenemos que hacer también una evaluación precisa de los problemas del proyecto. Tenemos que mirar que puede haber una falta de objetividad en un momento dado, por no querer utilizar un equipo externo de evaluación o por tratar de traer especialistas técnicos cuando se requiera. Antes de proceder, entonces, ¿qué debemos determinar? Tenemos que determinar si esto es un problema, es una suposición, un riesgo o una situación problemática. Si es una suposición, tenemos que verificarlo. Si es un riesgo, tenemos que eliminarlo o reducirlo. Si es una situación problemática, tenemos que investigarlo. Pero si es un problema, pues simplemente tenemos que gestionarlo. ¿Por qué? Porque es un riesgo que ya se concretó. En la gráfica de la figura podemos nosotros revisar que este proceso como tal va en el tiempo, desde unos días hasta unos meses, dependiendo entonces de la complejidad, del tamaño, de las características que vamos a tener en el proyecto. Una vez que tenemos todos estos elementos, podemos entonces ya enfocarnos en la planeación. Fíjense que la ejecución debe ser perfecta, por lo tanto tenemos que tener una planeación detallada y es clave que esa planeación sea con nuevos planes de referencia para que podamos cumplirlos. El equipo de proyecto, el gerente de proyecto, el cliente, los usuarios finales, deben estar motivados y comprometidos y en un momento dado, si es necesario, hay que tener que cambiar al gerente del proyecto para la recuperación. Si el gerente era bueno, es mejor para salvarle la vida. Si era muy malo, es simplemente para no afectar más el proyecto. ¿Cuáles son las estrategias para recuperar el proyecto en crisis? Reducir el alcance. Tenemos que reducir el alcance del producto que se pueda acabar en el tiempo y dentro del presupuesto previstos. Aumentar la productividad, aumentando las mejoras continuas en el corto plazo. Tenemos que desplazar en un momento dado el cronograma, aumentar el presupuesto y continuar con el alcance original para poder cumplir con estos elementos. O proceder con el tema del control de los problemas, incluyendo la cancelación anticipada del proyecto. Por último, tenemos que implementar o mirar una implementación de una combinación de todas estas alternativas que tenemos nosotros como opciones de solución. Veamos las estrategias y es importante comenzar el plan de recuperación cuando todo el mundo esté listo. Si los interesados que van a ejecutar las diferentes acciones no están listos y comprometidos con el proyecto, vamos a tener problemas. Si se lanza el plan de recuperación demasiado pronto, algunos interesados no creerán que era necesario y si se lanza la recuperación, demasiado tarde, las consecuencias pueden ser mucho más severas.
